Lohnabrechnung auslagern,
ohne dass ein Gehalt zu spät kommt
Wir holen deine Daten ab, rechnen einen Monat parallel zum alten Anbieter und übernehmen erst, wenn die Zahlen stimmen. Der Wechsel dauert zwei bis drei Wochen, deine Gehälter laufen die ganze Zeit weiter.
Lohnabrechnung auslagern bezeichnet den Wechsel von einer internen oder steuerberatergestützten Lohnbuchhaltung zu einem externen Payroll-Dienstleister, etwa einem klassischen Lohnbüro oder einem spezialisierten Anbieter wie Lohnklar. Der Prozess umfasst Stammdaten-Export, Datenmigration, Testabrechnung und Echtbetrieb, in der Regel binnen 4 bis 6 Wochen. Vorteile: rechtssichere Abrechnung, Datenübergabe an deinen Steuerberater im DATEV-Format, kein eigener Lohnabrechnungs-Software-Kauf nötig.
Wann lohnt sich das Auslagern der Lohnabrechnung?
Fünf Situationen, in denen sich der Wechsel meistens rechnet.
Deine Personalstelle oder Buchhaltung macht die Lohnabrechnung nebenbei. Mit jedem neuen Mitarbeiter wird es mehr, das Fehlerrisiko steigt und für die eigentliche Arbeit bleibt weniger Zeit. Wenn die Abrechnung mehr als einen halben Tag im Monat frisst, lohnt sich der Wechsel.
Bei vielen Steuerberatern ist die Lohnabrechnung ein Nebenprodukt: pauschal abgerechnet, oft schwer erreichbar, ohne HR-Tiefe. Wir machen nur Lohn und HR, dafür günstiger und mit mehr Erfahrung im Detail. Siehe auch unseren direkten Vergleich Lohnklar vs. Steuerberater.
Werkstudenten, Minijobber, Tarifverträge, ESOP, Mitarbeitende im Ausland: je größer ihr werdet, desto mehr Sonderfälle. Wir kennen die alle und bilden sie von Anfang an richtig ab.
Wenn die Person, die bisher die Lohnabrechnung gemacht hat, kündigt oder in Elternzeit geht, steht plötzlich alles still. Mit uns hängt die Abrechnung nicht mehr an einer einzelnen Person. Mehr zum direkten Kostenvergleich: Outsourcing vs. interne Stelle.
Verspätete Lohnsteueranmeldungen, falsche SV-Meldungen, ständige Korrekturen: das kostet Geld und Vertrauen bei deinen Mitarbeitenden. Wenn das bei dir öfter passiert, ist es Zeit, das abzugeben.
Was übernimmt Lohnklar für dich?
Acht Dinge, die ab dem Wechsel auf unserem Tisch liegen statt auf deinem.
Vollständige Durchführung der Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeitergruppen, pünktlich, fehlerfrei und in DATEV.
Alle DEÜV-Meldungen, Lohnsteueranmeldungen und Beitragsnachweise an Krankenkassen und Finanzamt fristgerecht übermittelt.
Erstellung und digitale Bereitstellung aller Gehaltszettel sowie betriebswirtschaftlicher Lohnauswertungen für deine Buchhaltung (auf Wunsch auch ausgelagert über Financeklar).
Anlage neuer Mitarbeiter, Abmeldungen, Zeugnisse, Abschlussdokumente und alle damit verbundenen Behördenmeldungen.
Erstellung aller Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen zur Sozialversicherung und DATEV-Auswertungen für den Steuerberater.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), sichere Datenübertragung und vollständige Dokumentation für deine Compliance-Anforderungen.
Regelmäßige Bereitstellung aller lohnsteuerlichen Unterlagen in DATEV-Format. Dein Steuerberater bekommt die Daten in dem Format, das er kennt.
Kurzarbeitergeld, Nettolohnoptimierung, Betriebsprüfungen, Sachbezüge: wir begleiten dich auch bei komplexen Einzelfällen.
Der Auslagern-Prozess in 5 Schritten
Der Wechsel dauert meist zwei bis drei Wochen, dein laufender Betrieb merkt davon nichts.
In einem 30-minütigen Videogespräch schauen wir uns deine Situation an: Wie viele Mitarbeitende? Welche Gruppen (Festangestellte, Minijobber, Werkstudenten)? Welches System nutzt du bisher? Was läuft gut, wo hakt es? Innerhalb von 24 Stunden bekommst du ein individuelles Angebot.
Nach Vertragsunterzeichnung bekommst du eine Checkliste mit allen Unterlagen, die wir brauchen: Personalstammdaten, aktuelle Arbeitsverträge, bisherige Abrechnungen, Sozialversicherungsnachweise. Wir legen dein Mandat in DATEV an und bereiten alle Stammdaten auf. Kommst du aus einem anderen System, übernehmen wir die Datenkonvertierung.
Wir rechnen einen Testlauf und vergleichen das Ergebnis mit den bisherigen Abrechnungen deines alten Anbieters. Abweichungen halten wir fest und besprechen sie mit dir. Erst wenn alle Zahlen stimmen und du freigibst, gehen wir live.
Gemeinsam legen wir den monatlichen Ablauf fest: Welche Infos schickst du bis wann, in welchem Format, über welchen Kanal? Wir halten das pragmatisch, per E-Mail, gemeinsamer Tabelle oder einem Tool, das du eh schon nutzt. Du bekommst außerdem die Kontaktdaten deiner festen Ansprechperson.
Ab dem ersten vollen Monat übernehmen wir komplett. Du schickst uns einmal im Monat deine Änderungen, wir machen den Rest: Lohnlauf, Meldungen, Gehaltszettel, Auswertungen. Im ersten Live-Monat schauen wir besonders genau hin und gehen jeden Schritt mit dir durch.
Häufige Bedenken vor dem Auslagern
Vier Sorgen, die wir oft hören, und was wirklich dahintersteckt.
Die Sorge ist berechtigt, und deshalb ist sie bei uns von Anfang an geregelt. Wir schließen mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ab. Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern verarbeitet, verschlüsselt übertragen und niemals an Dritte weitergegeben. Bei Vertragsende bekommst du alle Daten vollständig zurück.
Das Gegenteil ist der Fall. Eher das Gegenteil. Mit uns bekommst du monatlich einen Lohn-Report mit allen wichtigen Zahlen: Gesamtlohnkosten, Veränderung zum Vormonat, Übersicht nach Mitarbeitergruppen. Viele Kunden sagen, dass sie nach dem Wechsel mehr Überblick haben als vorher.
Wenn du die echten Vollkosten der internen Lohnabrechnung zusammenrechnest, also Arbeitszeit, Softwarelizenzen, Fortbildungen, Fehlerkosten und das Risiko von Nachzahlungen, ist der Wechsel meistens günstiger. Wir starten ab 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Keine Einrichtungsgebühr, der Preis ist der Preis.
Den Übergang haben wir oft genug gemacht, um zu wissen, wo es klemmt. Dein Aufwand beschränkt sich darauf, uns die Daten zu geben. Aufbereitung, Plausibilitätsprüfung und Mandantenanlage machen wir. Die meisten Wechsel sind in zwei bis drei Wochen durch, ohne dass der laufende Monat darunter leidet.
Häufig gestellte Fragen
Alles, was du zum Auslagern deiner Lohnabrechnung wissen musst.
Beim Auslagern der Lohnabrechnung an Lohnklar übernehmen wir den gesamten operativen Monatsprozess. Du übermittelst uns einmal im Monat eine kompakte Liste mit allen Veränderungen: neue Mitarbeiter, Austritte, Gehaltsanpassungen, Kranktage, Sonderzahlungen, Urlaubsdaten. Alles Weitere liegt in unserer Hand.
Konkret bedeutet das: Wir erfassen alle Bewegungsdaten in DATEV, führen die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeitergruppen durch, erstellen und versenden die Gehaltszettel, übermitteln alle DEÜV-Meldungen an die Krankenkassen, reichen die Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt ein und stellen dir sowie deinem Steuerberater alle notwendigen Auswertungen und Buchungsbelege bereit.
Am Ende des Jahres kümmern wir uns um alle Jahresabschlussarbeiten: Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen zur Sozialversicherung und die Aufbereitung aller Unterlagen für den Jahresabschluss deines Steuerberaters. Du hast eine feste Ansprechperson, die dein Unternehmen kennt und für Rückfragen erreichbar ist.
Deine Mitarbeiterdaten sind bei uns sauber geschützt. Wir verarbeiten alle personenbezogenen Daten ausschließlich auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO, den du bei Vertragsabschluss bekommst und unterschreibst.
Die Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert und verarbeitet, kein Cloudspeicher im Ausland, keine Weitergabe an Dritte. Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Auf deine Daten greifen nur die Personen bei uns zu, die direkt mit deiner Abrechnung zu tun haben.
Du behältst jederzeit die volle Datenhoheit. Bei einer Kündigung bekommst du alle Daten innerhalb von 14 Tagen vollständig in einem gängigen Format zurück. Über das Ende der Zusammenarbeit hinaus speichern wir nichts, außer es gibt gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Auf Wunsch bekommst du jederzeit eine Übersicht aller gespeicherten Daten.
Der typische Übergangszeitraum beträgt 2–3 Wochen. Dies gilt für Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern und einer überschaubaren Systemlandschaft. Für größere Strukturen oder Mandatsübernahmen aus besonders fragmentierten Altsystemen kann der Prozess auch bis zu vier Wochen dauern.
Der Zeitplan gliedert sich wie folgt: In der ersten Woche findet das Erstgespräch statt, du erhältst die Datencheckliste und wir beginnen mit der Erfassung der Stammdaten in DATEV. In der zweiten Woche führen wir den Testlauf durch und vergleichen die Ergebnisse mit den bisherigen Abrechnungen. In der dritten Woche werden offene Punkte geklärt und der Kommunikationsprozess für den laufenden Betrieb definiert.
Ab dem Folgemonat des Vertragsbeginns übernehmen wir eigenverantwortlich. Der laufende Abrechnungsmonat wird niemals unterbrochen. Wir planen den Übergang immer so, dass keine Abrechnung in der Übergangsphase liegt. Bei akuten Engpässen (z. B. Ausfall der bisher zuständigen Person) können wir auch kurzfristiger agieren.
Eine rechtliche Pflicht, deinen Steuerberater zu informieren, besteht nicht. Wenn dein Steuerberater die Lohnabrechnung bisher selbst gemacht hat, musst du das Mandat dort schriftlich kündigen, üblicherweise mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende. Schau am besten in deinen Vertrag, was genau drinsteht.
Falls dein Steuerberater die Lohnabrechnung nicht selbst übernommen hat, sondern deine bisherigen Abrechnungsunterlagen nur für den Jahresabschluss verwendet, genügt eine kurze Mitteilung, dass nun Lohnklar die Lohnabrechnung übernimmt und die Unterlagen zukünftig in DATEV-Format liefert.
Wir empfehlen, die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater klar zu klären, bevor du zu uns wechselst. Gerne begleiten wir dieses Gespräch oder klären direkt mit deinem Steuerberater, wie die Schnittstelle künftig aussehen soll. Viele unserer Kunden behalten ihren Steuerberater für Jahresabschluss und Steuererklärung und lagern die operative Lohnabrechnung zu uns aus. Diese Aufteilung ist der deutsche Standard und hat sich in der Praxis vielfach bewährt.
Das ist kein Problem. Wir haben bereits erfolgreiche Mandatsübernahmen aus Sage, Lexware, Agenda LOHN, LODAS, Paychex, sevDesk und auch aus manuell gepflegten Excel-Listen durchgeführt. Die Datenkonvertierung und -migration übernehmen wir komplett. Darum musst du dich nicht kümmern.
Der Prozess läuft folgendermaßen: Wir erhalten deine bisherigen Abrechnungsunterlagen (oder einen Export aus deinem alten System), bereiten die relevanten Stamm- und Bewegungsdaten auf und übertragen sie in DATEV. Anschließend führen wir einen Vergleichslauf durch, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übernommen wurden.
DATEV ist unser primäres System, weil es den deutschen Lohnstandard am umfangreichsten abbildet und die Datenweitergabe an Steuerberater am zuverlässigsten funktioniert. Kommst du aus einem anderen System, ist der Einrichtungsaufwand am Anfang etwas höher, der Zeitplan bleibt aber vergleichbar. Danach arbeitest du mit einem System, das alle deutschen Lohnpflichten abbildet.
Ja. Wir arbeiten mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten zum Monatsende. Es gibt keine Mindestlaufzeit, keine Einrichtungsgebühren, keine Vertragsstrafen und keine automatischen Verlängerungsklauseln. Die dreimonatige Frist dient ausschließlich dazu, eine geordnete Übergabe sicherzustellen, sowohl für dich als auch für deinen nächsten Anbieter.
Nach der Kündigung bekommst du alle deine Daten innerhalb von 14 Werktagen vollständig zurück: Stammdaten, Abrechnungshistorie, alle erstellten Dokumente und Buchungsbelege, in einem gängigen, weitgehend systemunabhängigen Format. Auf Wunsch begleiten wir auch die Übergabe an deinen neuen Anbieter und stellen alle Unterlagen bereit.
Wir sind überzeugt, dass Kunden bleiben, weil sie zufrieden sind, nicht weil sie an lange Vertragslaufzeiten gebunden sind. Flexibilität ist für uns kein Zugeständnis, sondern ein Qualitätsmerkmal unserer Zusammenarbeit. Sprich uns an, wenn du konkrete Fragen zu den Vertragsbedingungen hast. Vor Vertragsabschluss legen wir alles offen.
Im laufenden Betrieb folgt die Zusammenarbeit einem klaren monatlichen Rhythmus. Zu Beginn legen wir gemeinsam fest, bis wann du uns welche Infos schickst, typischerweise bis zum 5. oder 8. Werktag des laufenden Monats. Die Übermittlung erfolgt in der von dir bevorzugten Form: per E-Mail, als einfache Tabelle oder über ein gemeinsam genutztes digitales Tool.
Wir bestätigen den Eingang deiner Meldung, führen die Abrechnung durch und liefern dir innerhalb der vereinbarten Frist alle fertigen Unterlagen zurück: Gehaltszettel, Lohnliste, Buchungsbelege, SV-Nachweis. Bei Rückfragen oder Unklarheiten melden wir uns, nicht umgekehrt.
Für alle außerplanmäßigen Fragen hast du direkten Zugang zu deiner festen Ansprechperson bei uns, per E-Mail oder Telefon. Zusätzlich bekommst du monatlich einen kurzen Status-Report mit den wichtigsten Zahlen und etwaigen offenen Punkten. Wir glauben an kurze Kommunikationswege und keine anonymen Ticketsysteme.
Unsere Preise starten ab 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Der genaue Preis hängt von drei Faktoren ab: der Anzahl der Mitarbeiter, der Komplexität der Abrechnungsstruktur (z. B. Anteil an Minijobbern, Werkstudenten, Mitarbeitenden mit ESOP-Komponenten oder internationalen Zahlungen) und dem gewünschten Leistungsumfang.
Im direkten Vergleich mit einem Steuerberater sind wir typischerweise 20–30 Prozent günstiger bei gleichzeitig höherer Payroll-Spezialisierung. Es gibt keine Einrichtungsgebühren und keine versteckten Zusatzkosten. Sonderthemen wie die Begleitung einer Betriebsprüfung oder die Erstellung von Bescheinigungen rechnen wir offen als Einzelleistung ab, vorher angekündigt.
Wenn du die Vollkosten deiner bisherigen internen Lösung realistisch kalkulierst, inklusive Arbeitszeit, Softwarelizenzen, Fortbildungen und dem Risiko von Fehlerkosten, ist der Wechsel in den meisten Fällen günstiger. In einem kostenlosen 30-minütigen Erstgespräch erstellen wir dir ein individuelles Angebot. Ohne Verpflichtung.
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