Eigene Stelle oder auslagern?
Eine interne Kraft kostet mehr als ihr Gehalt. Wir zeigen, was wirklich anfällt, und wann sich was lohnt.
Kostenvergleich
Was eine interne Stelle wirklich kostet
Die meisten Geschäftsführer rechnen mit dem Bruttogehalt. Das ist ungefähr die Hälfte der echten Zahl. Wer die tatsächlichen Lohnabrechnungs-Kosten sauber gegenüberstellt, erkennt schnell den Unterschied.
Ohne Risiken für Krankheit, Kündigung oder Betriebsprüfungsfehler
Individuelles Angebot nach Mitarbeiterzahl und Komplexität
Was oft vergessen wird
Die versteckten Kosten einer internen Stelle
Nicht alles steht auf der Gehaltsabrechnung. Hier sind die Posten, die Geschäftsführer regelmäßig unterschätzen.
Urlaub und Krankheit
Bei einer Vollzeitstelle sind das realistisch 30–35 Tage im Jahr, an denen keine Lohnabrechnung gemacht wird. Fällt der Termin für Gehaltszahlungen in genau diese Zeit, entsteht sofort ein Problem. Jemand muss einspringen, wer?
Was passiert, wenn sie geht?
Lohnbuchhaltung ist Spezialwissen. Wenn die Person kündigt, die alles weiß, gibt es oft keine Dokumentation, keine Übergabe, keine zweite Person im Haus. Die Einarbeitung einer Nachfolgekraft dauert 3–6 Monate. In dieser Zeit läuft die Abrechnung auf Risiko.
Softwarelizenzen und Updates
Eine eigene DATEV-Lizenz kostet ab etwa 200 Euro im Monat, dazu kommen Updates, Schulungen bei Rechtsänderungen und gelegentlich der Support. Dieser Posten fehlt bei vielen internen Kostenrechnungen.
Weiterbildung und Rechtsänderungen
Lohnrecht ändert sich jedes Jahr, Mindestlohn, Beitragssätze, neue Meldepflichten. Jemand muss das verfolgen und umsetzen. Fachweiterbildungen kosten Zeit und Geld. Wer das nicht investiert, riskiert Fehler in der Abrechnung.
Betriebsprüfung, unvorbereitet
Wenn die Deutsche Rentenversicherung oder das Finanzamt prüft, muss jemand strukturierte Unterlagen bereitstellen und Fragen beantworten. Eine interne Kraft, die alles alleine gemacht hat, ist dabei oft überfordert. Fehler kosten Nachzahlungen.
Wachstum ohne Struktur
Von 15 auf 50 Mitarbeitende in zwei Jahren, das schafft eine interne Stelle kaum ohne Verstärkung. Outsourcing skaliert flexibel mit: mehr Mitarbeitende bedeuten mehr Abrechnung, aber dieselbe Qualität und denselben Ansprechpartner.
Ehrliche Einschätzung
Wann intern besser ist, und wann nicht
Wir sagen das direkt: Outsourcing ist nicht für jeden die beste Lösung. Es kommt auf die Unternehmensgröße und die Situation an.
Wann eine interne Stelle sinnvoll ist
Meistens ab 80–100 Mitarbeitenden
- du hast 80+ Mitarbeitende mit komplexen HR-Anforderungen
- Lohnbuchhaltung ist nicht genug, die Stelle übernimmt auch Onboarding, Zeiterfassung und Personaladministration
- du willst HR-Strategie und Unternehmenskultur mit einer Person intern verankern
- Tägliche HR-Verfügbarkeit ist wichtig, z.B. in Schichtbetrieben mit häufigen Einzelfallentscheidungen
Wann Outsourcing die bessere Wahl ist
Am häufigsten: 5 bis 80 Mitarbeitende
- du wächst schnell und wollen keine Fixkostenstruktur aufbauen
- Lohnabrechnung soll zuverlässig laufen, ohne dass du sich damit beschäftigen müssen
- Kein Ausfallrisiko durch Krankheit oder Kündigung einer einzelnen Person
- du brauchst gelegentlich HR-Beratung, Verträge, bAV, Betriebsprüfung, aber nicht täglich
- dein Fokus liegt auf dem Kerngeschäft, Lohnabrechnung ist kein strategisches Thema
Was du bekommst
Was Outsourcing in der Praxis bedeutet
Kein Selbstbedienungssystem. Eine feste Ansprechperson, die deinen Fall kennt.
Fester Ansprechpartner
du arbeitest immer mit demselben Lohnklar-Team. Kein Callcenter, kein Ticket-System, keine Vertretung ohne Kontext.
Pünktliche Gehälter
Monatsende ist Monatsende, ohne Ausnahme. Nicht abhängig davon, ob jemand im Urlaub ist oder gerade krank.
Skaliert mit dir
5 Mitarbeitende heute, 40 in zwei Jahren. Der Preis wächst mit, die Qualität bleibt gleich. Keine Neueinstellung, keine Einarbeitung.
Kein Ausfallrisiko
Lohnklar hat kein "Key-Person-Problem". Wenn eine Person im Urlaub ist, läuft die Abrechnung trotzdem. Das ist strukturell sichergestellt.
DATEV, ohne dass du eine eigene Lizenz brauchst
du bekommst Abrechnung in DATEV, ohne selbst eine Lizenz halten zu müssen, ohne Schulungen, ohne Software-Updates. Alles in unserem Preis enthalten.
HR-Fragen inklusive
Arbeitsvertrag, Minijob, bAV, Mutterschutz, Grundfragen beantworten wir direkt. du brauchst nicht für jede Kleinigkeit einen externen Berater.
Häufige Fragen
Was Geschäftsführer uns fragen
Lass uns gemeinsam nachrechnen.
30 Minuten Erstgespräch mit Tino Werner. Wir schauen uns deine aktuelle Situation an und rechnen durch, was Outsourcing für dich kosten, und sparen, würde.
Termin buchen (kostenlos)Oder schreib uns: office@lohnklar.de