Lohnabrechnung wechseln,
ohne dass ein Lohnlauf ausfällt

Kurz: Kurzfristig zum nächsten Abrechnungslauf, wenn die Stammdaten und Jahreswerte vorliegen.

Wenn die Stammdaten stehen, übernehmen wir auch kurzfristig zum nächsten Abrechnungslauf. Der geplante Wechsel mit Probeabrechnung ist uns lieber, der Akutfall geht aber auch. Entscheidend sind die aufgelaufenen Jahreswerte: Bruttolohn, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge je Person seit Januar. Kommen die vom bisherigen Anbieter, ist die Übernahme unkompliziert. Kommen sie nicht, rekonstruieren wir sie aus den monatlichen Entgeltabrechnungen der Mitarbeitenden. Das ist mehr Handarbeit, verschiebt den Lauf aber nicht. Melde dich in so einem Fall früh genug vor dem nächsten Stichtag, dann klären wir im ersten Gespräch, was fehlt und was warten kann.

Kurz: In der Regel zwei Wochen.

Der Wechsel der Lohnabrechnung dauert bei Lohnklar in der Regel zwei Wochen. Länger wird es, wenn viele Sonderfälle abzubilden sind oder der bisherige Anbieter die Daten nur lückenhaft liefert. In den ersten drei Tagen klären wir den Ist-Stand und sichten die vorhandenen Stammdaten. In Woche eins übernehmen wir die Daten ins neue System und bereiten sie auf. In Woche zwei rechnen wir deinen letzten Monat beim bisherigen Anbieter zur Probe nach und vergleichen die Ergebnisse. Danach startet der reguläre Betrieb, die ersten 30 Tage mit Monitoring. Starte den Wechsel möglichst nicht zum Jahreswechsel oder in der Urlaubszeit, dann ist die Abstimmung aufwendiger.

Kurz: Sie bleiben vollständig erhalten, wir übernehmen die laufenden Stammdaten und die Jahreswerte.

Historische Abrechnungsdaten bleiben vollständig erhalten. Beim Wechsel übernehmen wir zuerst die laufenden Stammdaten der Mitarbeitenden: Lohnsteuermerkmale, Sozialversicherungsstatus, Krankenkasse, Beschäftigungsart und individuelle Abrechnungsbestandteile. Historische Lohnjournale, Jahreslohnkonten und bereits erstellte Abrechnungen bleiben beim bisherigen Anbieter oder werden exportiert und archiviert. Du bist gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet; wir unterstützen dich dabei, die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren einzuhalten. Ins neue System übernehmen wir nur die kumulierten Werte, die für den aktuellen Abrechnungszeitraum gebraucht werden, und dokumentieren sie.

Kurz: Ja, jederzeit; am wenigsten Aufwand macht der Jahresbeginn.

Ja, ein Wechsel der Lohnabrechnung ist zu jedem Zeitpunkt im Jahr möglich. Den wenigsten Aufwand macht der Jahresbeginn (Januar): Alle Jahreswerte stehen auf null, und es müssen keine kumulierten Werte übertragen werden. Der Halbjahreswechsel (Juli) eignet sich ebenfalls gut. Ein Wechsel mitten im Quartal ist technisch machbar, erfordert aber eine sorgfältigere Datenübernahme der Jahreskumulierungen für Lohnsteuer, Sozialversicherung und gegebenenfalls Betriebsrente. Die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Übergangsfragen klären wir, auch mit dem bisherigen Anbieter.

Kurz: Wir rechnen deinen letzten Monat beim bisherigen Anbieter nach und klären jede Abweichung vor dem Go-live.

Vor dem Go-live rechnen wir deinen letzten Monat beim bisherigen Anbieter komplett nach und vergleichen jeden Brutto-Netto-Wert, jeden Sozialversicherungsbeitrag und jede Steuerposition mit dem bisherigen System. Jede Abweichung halten wir fest und gehen ihr nach. Liegt der Fehler im alten System, bilden wir den Fall im neuen System richtig ab. Jede erste Abrechnung prüfen zusätzlich zwei Personen aus unserem Team (Vier-Augen-Kontrolle). Im ersten Monat nach Go-live stehen wir eng mit dir in Kontakt und sehen uns alle Buchungen und Meldungen genauer an.

Kurz: Vor allem die Stammdaten, die Steuer- und SV-Merkmale und die Jahreswerte des laufenden Jahres.

Vom bisherigen Anbieter brauchen wir vor allem eine Stammdatenliste aller Mitarbeitenden, die aktuellen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsmerkmale, die kumulierten Lohn- und Beitragswerte des laufenden Jahres und eine Liste der aktiven Abrechnungsbestandteile wie Zuschläge, Sachbezüge oder Firmenwagen. Du bekommst von uns eine Checkliste, und wir sprechen direkt mit deinem bisherigen Anbieter. Viele Anbieter liefern auf Anfrage standardisierte Exportdateien. Mit Datenformaten musst du dich nicht selbst beschäftigen.

Kurz: Die laufende Abrechnung ab 12,50 Euro je Mitarbeiter und Monat, die Einrichtung einmalig laut Angebot.

Die laufende Lohnabrechnung kostet bei Lohnklar ab 12,50 Euro pro Mitarbeitenden und Monat, abhängig von Mitarbeiterzahl, Abrechnungskomplexität und Leistungsumfang. Für die Einrichtung beim Wechsel berechnen wir einmalig einen Betrag, der im Angebot steht. Das Angebot kommt über das Formular innerhalb eines Werktags, ein Gespräch vorher ist optional. Versteckte Zusatzkosten gibt es nicht. Viele Steuerberater berechnen für die Lohnabrechnung 25 Euro oder mehr pro Mitarbeiter.

Kurz: Nein, das Gehalt kommt weiter pünktlich, nur der Lohnzettel sieht anders aus.

Nein. Für deine Mitarbeitenden ändert sich beim Wechsel wenig. Das Gehalt kommt weiter zum vereinbarten Termin. Die Lohnzettel sehen anders aus, weil sie aus einem neuen System kommen, enthalten aber dieselben gesetzlich vorgeschriebenen Angaben. Ändert sich der Absender der Überweisung, bekommst du von uns rechtzeitig einen Mustertext für deine interne Kommunikation. Manche Firmen führen beim Wechsel gleich digitale Gehaltszettel ein, das ist ein guter Anlass, die Belegschaft zu informieren.

Kurz: Du kannst monatlich kündigen und bekommst alle Daten geordnet zurück.

Die Lohnabrechnung ist monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Läuft etwas nicht wie erwartet, sprechen wir zuerst mit dir und vereinbaren, was sich bis wann ändert. Willst du trotzdem gehen, bereiten wir alle Daten für den Übergang auf und geben dir die Unterlagen in einem übertragbaren Format, damit der neue Anbieter ohne Lücke anschließen kann.